Skanowanie dowodów osobistych – co na ten temat mówi prawo?

Skanowanie lub kserowanie dokumentów tożsamości przy podpisywaniu umów z bankiem lub operatorem telekomunikacyjnym nie należy do rzadkości. Czasami od przesłania skanu dokumentu uzależnione jest skorzystanie z promocji, lub nawet w ogóle z usług – na zasadzie „wszystko albo nic”. W związku z tym wielu konsumentów zastanawia się, czy tak powinno się robić i czy jest to bezpieczne. Jednak niewielu z nich zna stanowisko organów stanowiących prawo. Rozwiejemy ich wątpliwości i podpowiemy, co zrobić, by zapewnić bezpieczeństwo sobie i swoim danym.

Do czego potrzebne jest zostawienie kopii dowodu?

Skan lub ksero dowodu osobistego potrzebne jest do ustalenia i zweryfikowania tożsamości klienta, nie tylko przy zawieraniu z nim umowy, ale także dla realizacji dla niego określonych usług, np. zatwierdzenia dyspozycji wypłaty gotówki z konta bankowego (choć jest to potępiane przez UOKiK i GIODO). Dzięki posiadaniu skanu dowodu osobistego, dana instytucja ma pewność, że konkretny klient rzeczywiście odwiedził placówkę, jego tożsamość zgadza się z tą przedstawioną na dokumencie i nikt nie padł ofiarą oszustwa. Ponadto, dysponując zdjęciem klienta z oryginalnego dowodu osobistego, bank lub inna firma zmniejsza ryzyko późniejszych wyłudzeń na podrobiony dowód osobisty ze zmienionym zdjęciem zgadzającym się z rzeczywistym wyglądem oszusta.

O zeskanowanie i przesłanie dowodu osobistego mogą prosić także niektóre sklepy internetowe, jeśli realizują zamówienie o znacznej wartości, przekraczającej kilka tysięcy złotych. Ma to w ich opinii zapobiegać wyłudzeniom i przywłaszczeniom sprzętu. Wszystkie takie placów zarzekają się jednak, że kopia dowodu jest kasowana od razu po potwierdzeniu zgodności danych z dokumentu i zamówienia oraz nie jest ona w żaden sposób przetwarzana.

Pozabankowe instytucje pożyczkowe przestrzegają przed tą praktyką

Większość instytucji pożyczkowych nigdy nie poprosi swojego klienta o to, by przesłał im kopię dowodu. Zaciągając pożyczkę online, trzeba jednak wpisać we wniosku pożyczkowym wszystkie dane z dokumentu. Potwierdzenie tożsamości wnioskodawcy odbywa się jednak w inny sposób – poprzez wykonanie przelewu w groszowej wysokości lub poprzez zalogowanie się do swojej bankowości elektronicznej za pomocą specjalnej aplikacji. Jeżeli dane bankowe oraz dane wpisane we wniosku się zgadzają, weryfikacja zostaje uznana za udaną.

GIODO mówi „nie” skanowaniu dowodu osobistego

GIODO przyznaje, że niektóre instytucją mogą mieć uprawnienia wykonywania kopii dokumentów tożsamości, w tym banków (ale tylko w niektórych przypadkach). Stoi jednak na stanowisku, że nie mogą tego robić firmy telekomunikacyjne i uzależniając zawarcie umowy od skopiowania dowodu osobistego, łamią prawo. Według Generalnego Inspektoratu Ochrony Danych Osobowych działalność taka może skutkować wejściem w posiadanie danych osobowych bez podparcia się odpowiednią podstawą prawną. Takimi informacjami mogą być: wizerunek, wzrost i kolor oczu czy adres zameldowania. Zgodnie z ustawą prawo telekomunikacyjne (art.161 ust.2) firmy mogą poprosić swojego klienta tylko o dane takie jak imię i nazwisko, imiona rodziców, miejsce i data urodzenia, adres zamieszkania (nie zameldowania!) oraz adres korespondencyjny, numer PESEL, numer i serię dokumentu.

Co, jeśli zdecydujemy się na skserowanie dowodu?

Warto wziąć pod uwagę to, w jaki sposób procedura kserowania dowodu się odbywa, i czego w żadnym wypadku nie wolno zrobić pracownikom banku lub innych instytucji. Po pierwsze, niedopuszczalne jest, by przy spisywaniu umowy, skanowanie dowodu zastąpiło ręczne wprowadzenie danych. Po drugie – klient musi zostać poinformowany o fakcie kserowania dowodu jeszcze przed zawarciem umowy, a nie już po tym. Po trzecie – konsument ma prawo do tego, by zrobić odpowiednią adnotację na kopii i zawrzeć w niej informację, komu, kiedy i w jakim celu udziela kserokopii. Po czwarte – konsument musi mieć możliwość zamazania newralgicznych danych, jeśli tylko nie są one potrzebne do świadczenia usługi.

Jest jeszcze jednak kwestia skanowania dowodów osobistych w momencie, w którym umowa została już podpisana, ale instytucja uzależnia od wykonania skanu dowodu osobistego wykonanie pewnej usługi. W niektórych placówkach bankowych można spotkać się z praktyką robienia elektronicznej kopii dowodu w przypadku, gdy klient chce wypłacić większą ilość gotówki naraz lub gdy wypłaca więcej niż ustalony wewnętrznie limit bankowy. W takim przypadku może dojść do sytuacji, w której klient banku zgodzi się na zeskanowanie dowodu, albo nie wypłaci wszystkich zgromadzonych na swoim koncie środków. Choć nie jest to zgodne z prawem, a i GIODO twierdzi, że nie można uzależniać wypłaty pieniędzy od wykonania skanu dowodu osobistego, niektóre banki postępują w ten właśnie sposób do czasu, aż znajdzie się klient, który wyraźnie sprzeciwi się tej praktyce.

Jak zabezpieczyć swój dowód osobisty na odległość?

Oprócz wspomnianej wcześniej adnotacji oraz zamazania niektórych danych, do których konsument ma prawo w przypadku podpisywania umowy stacjonarnie, warto zwrócić również uwagę na to, jak zabezpieczyć swoje dane osobowe, jeśli mamy zamiar przesłać skan dowodu elektronicznie. Zazwyczaj konsumenci nie przykładają wtedy należytej wagi do odpowiedniego zabezpieczenia pliku z kopią i wysyłają go nieszyfrowanym e-mailem z nieprzygotowanej odpowiednio skrzynki pocztowej, do której dostęp może bez problemu uzyskać wiele osób.

Z jednej strony, to klient powinien zadbać o odpowiednie zaszyfrowanie pliku oraz przesłanie hasła do niego inną drogą, ale z drugiej – lepiej, jeśli instytucja umożliwi mu dostęp do specjalnego, zabezpieczonego serwisu, w którym możliwe będzie wgranie dokumentu. Taki serwis jest dostępny w systemie internetowym Biura Informacji Kredytowej w procedurze zakładania konta w serwisie. Co ważne, BIK nie zmusza swoich użytkowników do przesyłania skanu dowodu, a jedynie daje taką możliwość. Ci, którzy chcą takiej sytuacji uniknąć, mogą potwierdzić swoją tożsamość za pomocą listu poleconego.